Administrasi Perkantoran : Pengertian, Fungsi, Tujuan dan Ruang Lingkupnya – Dalam sebuah perusahaan tentu dibutuhkan administrasi yang berguna untuk pengawasan. Selain administrasi kepegawaian yang telah kami jelaskan pada artikel sebelumnya, adanya administrai perkantoran juga sangat dibutuhkan dalam perusahaan.
Sebagai seorang yang terjun dalam dunia industri atau perkantoran, tentu kita akan bertemu dengan yang namanya administrasi perkantoran. Iya hal ini akan sangat berkaitan dengan pengawasan operasional dari sebuah perusahaan atau intansi tersebut. Untuk memahami administrasi perkantoran memang akan sedikit rumit, untuk itu disini akan kami sajikan untuk anda terkait dengan pengertian dan ruang lingkup administrasi perkantoran secara lengkap.
Daftar Isi
Pengertian Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran merupakan sebuah proses controlling (pengawasan) operasional kantor sehari-hari. Umumnya tugas administrasi kantor dibebankan kepada pegawai administrasi atau manajer kantor. Tetapi hal seperti ini tergantung dari struktur organisasi kantor dan kompleksitas tugas yang berhubungan dengan operasi, biasanya tanggung jawab dari pegawai administrasi perkantoran adalah memfokuskan diri pada tugas utama atau melibatkan pengelolaan berbagai macam fungsi.
Jadi dapat ditarik kesimpulan bahwa administrasi perkantoran ialah suatu rangkaian aktivitas atau kegiatan merencanakan, pengorganisasian, mengarahkanm mengawasi, dan menyelenggarakan berbagai macam pekerjaan perkantoran atau ketatausahaan kantor.
Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Beberapa Ahli
1. George Terry
Pengertian administrasi perkantoran menurut George Terry adalah suatu perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan pada sebuah perkantoran atau perusahaan yang menjadi penggerak mereka untuk menjalakan tugasnya agar bisa mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. Edwin Robinson dan William Leffingwell
Pengertian administrasi menurut Edwin Robinson dan William Leffingwell adalah turunan dari ilmu dan seni manajemen yang berkaitan dengan operasional tugas kantor secara tepat.
3. Suparjati
Pengertian administrasi perkantoran menurut Suparjati adalah suatu proses kerja sama dalam lingkup kantor untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan bersama dengan cara malakukan fungsi manajemen yang tepat.
4. Arthur Granger
Pengertian administrasi perkantoran menurut Athur Granger adalah suatu administrasi yang berfungsi untuk melaksanakan komunikasi pekerjaan kantor dengan tepat dan tata pelayanan kegiatan dokumentasi.
5. William Spriegel dan Ernest Daview
Pengertian administrasi perkantoran menurut William Sprigel dan Ernest Daview adalah suatu pemberian yang tertuju pada semua kegiatan operasional seperti transportasi, manufacturing, produksi, pengelolaan gedung dan marketing.
Fungsi Administrasi Perkantoran
Secara umum terdapat lima fungsi administrasi perkantoran yang berkaitan dengan operasional suatu organisasi. Berikut fungsi administrasi perkantoran :
- Fungsi rutin yang mana pada fungsi administrasi ini memerlukan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.
- Fungsi teknis, dimana fungsi administrasi ini memerlukan pendapat, keputusan serta keterampilan perkantoran yang mumpuni.
- Fungsi analis, dimana fungsi administrasi ini memerlukan cara berpikir kritsi dan kreatif setra memiliki kemampuan untuk memutuskan sesuatu dengan cepat dan tepat.
- Fungsi interpersonal yaitu fungsi administrasi yang memerlukan analisis dan penilaian sebagai dasar dalam memutuskan sesuatu serta memiliki keterampilan dalam berkomunikasi dengan orang lain.
- Fungsi majerial dimana fungsi administrasi ini memerlukan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan bisa memberikan motivasi.
Tujuan Administrasi Perkantoran
Secara umum tujuan dari administrasi perkantoran adalah agar tujuan dari sebuah perusahaan bisa tercapai secara efektif dan efisien serta memenuhi syarat dari segi teknis, ekonomi, dan psikologis. Dimana dari segi teksis bisa memiliki manfaat dan daya guna, sedangkan dalam segi ekonomis memiliki harga yang pantas dan sesuai serta psikologis bisa memberikan kepuasan. Berikyt tujuan dari administrasi perkantoran secara lengkap :
- Menyediakan data dan informasi secara lengkap kepada pihak-pihak yang membutuhkan untuk pelaksanaan tugas organisasi secara efektif dan efisien.
- Melakukan pengawasan pekerjaan kantor dan administrasi agar bisa memastikan standar kualitas, tenggal dan waktu, serta prosedur yang tepat.
- Menerapkan kebijakan perusahaan atau departemen serta memberikan standar pelayanan dalam kaitannya dengan manajemen.
- Memberikan pelatihan dan perintah kerja untuk para karyawan.
- Melakukan verivikasi, pemantauan, serta evaluasi kerja dengan membuat laporan terkait dengan kegiatan produksi, pengiriman dan penggajian.
- Administrasi perkantoran juga bertujuan untuk melakukan proses perekrutan karyawan, mulai dari wawancara hingga memilih pegawai baru.
- Melakukan diskusi dengan para pegawai mengenai prestasi kerja untuk mengidentifikasi masalah dan penyebabnya, serta berupaya untuk menyelesaikan masalah tersebut.
- Menafsirkan dan mengomunikasikan semua prosedur kerja dan kebijakan perusahaan kepada para karyawan.
Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
1. Kegiatan kantor
a. Perencanaan perkantoran atau office planning, diantaranya seperti dibawah ini:
- Perencanaan gedung
- Tata ruang kantor
- Pencahayaan atau penerangan
- Perlengkapan kantor
- Ventilasi udara atau jendela dari ruangan kantor
- Standarisasi pekerjaan kantor
- Anggaran perkantoran
- Standar kualitas kerja
- Sistem telekomunikasi dan informasi
b. Pengorganisasian perkantoran atau office organizing, diantaranya seperti dibawah ini:
- Memelihara hubungan kerja yang baik dengan atasan atau bawahan.
- Pembagian tugas dalam organisasi atau perusahaan agar tugasnya lebih efisien.
- Perlengkapan atau peralatan yang selalu tersedia sesuai dengan kebutuhan untuk memudahkan para pegawai dalam melakukan pekerjaannya.
c. Pengarahan perkantoran atau office actuating, diantaranya seperti dibawah ini:
- Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan dan memberi motivasi terhadap bawahan.
- Memberikan bantuan kepada pegawai ketika pengawai tersebut mengalami kesulitan dalam pekerjaannya.
- Menyatukan visi dan misis para pegawai dengan perusahaan atau organisasi.
- Perancangan cara berkomunikasi yang baik dan efektif dengan seluruh pegawa, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan dengan baik atau lancar.
- Menggunakan tolak ukur yang adil dalam hal pemberian upah atau gaji pada pegawai.
d. Pengawasan perkantoran atau office controlling
- Menggunakan peralatan dan perabotan kantor.
- Standarisasi maupun metode-metode pekerjaan kantor.
- Kualitas pekerjaan kantor.
- Pelayanan kantor.
- Budget perkantoran
- Waktu.
2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran
a. Lokasi perkantoran, adapun faktor yang perlu diperhatikan untuk menentukan lokasi kantor antara lain:
- Keamanan
- Lingkungan
- Harga
b. Gedung, adapun faktor dari gedung perkantoran yang perlu diperhatikan antara lain:
- Dapat menjamin keamanan dan kesehatan seluruh pegawai.
- Memiliki fasilitas yang sangat memadai.
- Harga dari gedung yang kompetitif, artinya seimbang dengan biaya dan keuntungan.
c. Peralatan,diantaranya meliputi:
- Perabotan kantor, contohnya: meja kerja, lemari dokumen, laci, kursi, rak buku dan lain sebagainya.
- Perbekalan kantor, contohnya: kertas, spidol, pena, pensil, tinta printer dan lain sebagainya.
d. Interior, maksud dari interior disini adalah penataan dari perabotan dan perangkat perkantoran yang bisa mendukung terlaksananya pekerjaan dalam sebuah ruang kantor, contohnya seperti: penerangan, ventilasi, hiasan ruang kantor, dan lain sebagainya.
e. Mesin-mesin perkantoran, yakni disesuaikan dengan prosedur pekerjaan, metode pekerjaan dan kebutuhan kantor lainnya.
Demikianlah pembahasan mengenai definisi dan ruang lingkup administrasi perkantoran, semoga pembahasan diatas dapat dipahami dan bermanfaat untuk kita semua.
