Pengertian Administrasi : Tujuan, Fungsi dan Ciri-Ciri Administrasi – Untuk melengkapi artikel sebelumnya mengenai pengertian administrasi perkantoran. Pada pembahasan kali ini kami ingin membahas sediki mengenai pengertian administrai, tujuan, ciri-ciri dan fungsinya. Dimana dalam semua kegiatan, intansi atau lembaga tentu membutuhkan staf administrasi.
Apa sih administrasi itu? Administrasi merupakan sebuah bentuk usaha dan aktivitas yang berhubungan dengan pengaturan kebijakan agar suatu organisasi / perusahaan bisa mencapat target/tujuan. Dengan kata lain administrasi ini memiliki peran yang sangat krusial untuk segala aktivitas sebuah organisasi atau perusahaan.
Daftar Isi
Pengertian Administrasi
Pengertian administrasi secara umum adalah suatu bentuk usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan pengaturan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Pengertian administrasi secara sempit ialah suatu bentuk kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan sederhana, ketik-mengetik, dan sebagainya yang mempunyai sifat teknis ketatausahaan.
Sedangkan pengertian administrasi secara luas ialah segala bentuk proses kerja sama dari dua orang atau lebih untuk mencapai tujuannya dengan memanfaatkan sarana dan prasana khusus secara berdaya guna dan berhasil guna. Dari definisi administrasi tersebut kita bisa mengetahui 3 hal penting, diantaranya adalah sebagai berikut :
- Administrasi merupakan sebuah seni sekaligus proses. Dimana seni dari administrasi ini adalah kita membutuhkan kiat khusus yang sifatnya kondisional dan situasional karena selalu terkait dengan situasi, kondisi, waktu dan tempat.
- Dalam administrasi terdapat unsur-unsur tertentu diantaranya adalah terdapat dua atau lebih orang didalamnya, adanya kerjasama antar orang tersebut dan sifatnya formal serta hirarkis. Dan administrasi ini juga memiliki tujuan, tugas dan ketersedian sarana dan prasarana.
- Administrasi muncul secara bersamaan dengan munculnya peradaban manusia dimana administrasi ini adalah untuk mencapai tujuan bersama.
Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli
1. Arthur Grager
Administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.
2. Sondang P.Siagian
Administrasi adalah semua bentuk dari proses kerjasama antara dua individu atau lebih atas dasar rasionalitas terpilih untuk mencapai tujuan yang telah dipilih sebelumnya.
3. Ulbert
Administrasi dalam artian luas didefinisikan sebagai penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal ataupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk mendapatkan kembali baik itu sebagian ataupun seluruhnya. Sedangkan pengertian administrasi dalam artian sempit adalah dikenal dengan istilah tata usaha.
4. George Terry
Administrasi merupakan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
5. Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson
Administrasi merupakan suatu cabang dari ilmu manajemen yang berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan tersebut harus dilakukan.
Ciri-ciri Administrasi
- Ada kelompok manusia yang terdiri dari 2 individu atau lebih
- Ada kerja sama
- Ada proses atau usaha
- Ada bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan
- Mempunyai tujuan
Fungsi Administrasi
1. Planning (perencanaan)
Planning merupakan suatu kegiatan perencana yang membutuhkan sebuah aktivitas administrasi. Mulai dari pengumpulan data, pengolahan data, dan menyusun perencanaan.
2. Organizing (pengorganisasian)
Organizing merupakan kegiatan untuk menyusun dan membangun kominikasi kerja antar anggota di dalam suatu organisasi/perusahaan untuk mencapai suatu kesatuan usaha dan untuk mencapai tujuan dari organisasi tersebut.
3. Staffing (pengadaan tenaga kerja)
Staffing merupakan kegiatan yang berhubungan langsung dengan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dalam sebuah organisasi. Yang mana hal ini berkaitan dengan perrekrutan tenaga kerja, pengembangan, perlengkapan di dalam organisasi tersebut.
4. Directing (pengarahan atau bimbingan)
Directing merupakan suatu aktivitas untuk berinteraksi dengan anggota organisasi dalam bentuk memberikan bimbingan, saran, dan perintah. Dengan tujuan agar tugas yang diberikan bisa berjalan dengan baik untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
5. Coordinating (pengorganisasian)
Coordinating merupakan sebagaina dari fungsi manajemen yang melakukan sejumlah aktivitas agar bisa berjalan dengan baik dengan cara menjauhi terjadinya suatu kekacauan, bentrok, kekosongan aktivitas yang dilaksanakan dengan cara menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan suatu pekerjaan bawahan. Sehingga nantinya akan tercipta kerjasama yang terencana dalam suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan organisasi.
6. Reporting (pelaporan)
Reporting merupakan aktivitas penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan membuat dan memberikan laporan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi, baik itu dalam bentuk lisan maupun tulisan untuk mendapatkan gambaran terkait dengan pelaksanaan tugas para anggota organisasi.
7. Budgeting(penganggaran)
Budgeting merupakan aktivitas perencanaan dan pengelolaan keuangan atau anggaran dalam organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan.
Unsur – Unsur Administrasi
Selain memahami pengertian, dan fungsi administrasi. Ada beberapa unsur penting yang juga wajib untuk anda ketahui. Menurut The Liang Gie, ada 8 unsur berikut diantaranya :
1. Organisasi
Tempat dimana kegiatan administrasi dilakukan. Dalam dunia bisnis, orang-orang yang bekerja didalamnya nantinya akan dihimpun menjadi sebuah wadah.
2. Manajemen
Unsur administrasi yang kedua adalah manajemen. Dimana manajemen ini sendiri merupakan alat utama dalam pelaksanaan administrasi yang berfungsi untuk pengatur, penggerak, manajer dan tenaga operasional. Dalam manajemen hal ini dibagi menjadi tiga kelompok yaitu top management, middle management, dan lower managemen (mandor).
3. Komunikasi
Administrasi juga mengatur pola komunikasi antar departemen. Seperti surat atau warta.
4. Kepegawaian
Pada unsur kepegawaian ini berkaitan dengan penggunaan tenaga kerja. Dimana dalam administrasi ini terdapat proses yang saling berhubungan yaitu penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan pemberhentian kerja.
5. Keuangan
Unsur selanjutnya adalah keuangan yang berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari cara memperoleh dana hingga mempertanggung jawabkannya.
6. Perbekalan
Pada unsur selanjutnya adalah berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan dan penyingkiran. Yang mana pihak administrasi nantinya akan menyisir barang mana yang dibutuhkan untuk kerja dan tidak.
7. Tata Usaha
Meliputi kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pengiriman.
8. Public Relation
Dan unsur terakhir administrasi adalah untuk menciptkan peraturan yang bergubungan dengan masyarakat terutama konsumen.
Demikian informasi yang dapat kami sajikan untuk anda terkait dengan pengertian administrasi, ciri-ciri dan fungsinya. Sekian dari kami semoga bermanfaat.
